Privacybeleid

PRIVACYBELEID VERENIGING NEDERLAND BAZEL

De Vereniging Nederland Bazel (VNB) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid wil de vereniging heldere en transparante informatie geven over hoe hiermee wordt omgegaan. Het bestuur van de VNB doet er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaat daarom zorgvuldig met uw persoonsgegevens om.
De VNB houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de algemene verordening gegevensbescherming (General Data Protection Regulation (GDPR)) die op 25-05-2018 van kracht werd. Dit brengt met zich mee dat de VNB in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met de doelen waarvoor ze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacybeleid;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor  genoemde doelen;
• Vraagt om uw uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doelen waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte is van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop wil wijzen en deze respecteert.

Het VNB-bestuur is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van dit privacybeleid, of in algemenere zin vragen heeft of contact met het bestuur op wenst te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens. Ook als u vermoedt dat onze website of ons handelen niet in overeenstemming is met het privacybeleid, of voor verzoeken, vragen, klachten of reacties in algemene zin kunt u eveneens via onderstaande gegevens contact opnemen.

Algemeen e-mailadres: info@nederlandbazel.ch

Vereniging Nederland Bazel
Sabine Bos
Bärenfelsweg 9, 4202 Duggingen
E-mail: sabine.bos@nederlandbazel.ch
Tel: 079 687 94 44

WAAR HEEFT DE VNB PERSOONSGEGEVENS VOOR NODIG?

Uw persoonsgegevens worden door de VNB gebruikt voor de volgende doelen:

• Om u in te schrijven als u lid wordt.
• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van de VNB.
• Om u vereningingskrantjes, nieuwsbrieven, acceptgiro’s, uitnodigingen en deelnamebevestigingen aan evenementen te kunnen sturen, of, in het geval van het wijzigen of uitvallen van evenementen, u hierover te kunnen informeren. Om te voldoen aan alle wettelijke, reglementaire en administratieve verplichtingen waaraan de VNB onderworpen is, zoals de opmaak van het activiteitenjaarverslag, de jaarrekening, de presentielijst van de Algemene Ledenvergadering (ALV), de notulen van de ALV en de notulen van de bestuursvergadering.

Hiervoor heeft de VNB de volgende persoonsgegevens van u nodig:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Adres;
• Woonplaats;
• E-mailadres;
• (Mobiel) telefoonnummer;
• Naam/geboortedatum kinderen.

WANNEER EN HOE WORDEN UW PERSOONSGEVENS VERZAMELD EN VERWERKT?

”Verwerking” is elke bewerking met betrekking tot een persoonsgegeven. Verwerking omvat onder meer alle aspecten in verband met het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van dat gegeven. De vereniging gebruikt uw gegevens alleen om de diensten waar u om gevraagd heeft te verlenen. De VNB onderneemt redelijke stappen om de persoonlijke gegevens geactualiseerd te houden en indien nodig bij te werken. De ledenlijst wordt regelmatig gecontroleerd en bijgewerkt: met name bij aanmelding van een lidmaatschap, verhuizing, overlijden of opzegging. Uw emailadres wordt opgeslagen op de maillijst van Mailchimp, de online service die de vereniging gebruikt voor het versturen van nieuwsbrieven.

De VNB verwerkt alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door een ouder, verzorger of wettelijk vertegenwoordiger.

VERSTREKKING AAN DERDEN

De VNB zal uw persoonlijke gegevens zonder uw toestemming niet ter beschikking stellen aan derden. Indien dit toch nodig is staat het vermeld in de aanmelding van een activiteit en gebeurt het alleen na uw nadrukkelijke toestemming. Het bestuur waardeert het vertrouwen dat u in zijn leden stelt, en het zal alles in het werk stellen om uw persoonlijke gegevens te beschermen. Deze persoonlijke informatie wordt alleen gebruikt voor de diensten waarvoor u ze aan ons toevertrouwt.

GEHEIMHOUDING

De VNB gaat zorgvuldig om met (persoons)gegevens en verwacht dit ook van haar bestuursleden. Voor hen geldt daarom een geheimhoudingsplicht. Zij gaan vertrouwelijk om met alle bijzonderheden die zij over de vereniging, haar leden en andere relaties van de vereniging te weten zijn gekomen. Het is hen verboden deze informatie, op welke manier dan ook, met derden (leden/niet-leden), direct of indirect te delen; het gaat hierbij om informatie waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of redelijkerwijs kunnen vermoeden. Deze verordening eerbiedigt alle erkende grondrechten, vrijheden en beginselen, met name de eerbiediging van het privéleven en het familie- en gezinsleven, de woning en communicatie, de bescherming van persoonsgegevens, de vrijheid van gedachte, geweten en godsdienst, de vrijheid van meningsuiting en van informatie, de vrijheid van ondernemerschap, het recht op een doeltreffende voorziening in rechte en op een onpartijdig gerecht, en het recht op culturele, godsdienstige en taalkundige verscheidenheid.

INZAGE PERSOONSGEGEVENS

U heeft het recht uw persoonsgegevens in te zien. Ook kunt u verzoeken uw persoonsgegevens te laten corrigeren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze onjuist, onvolledig of irrelevant zijn, of anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt.

CORRECTIE EN VERWIJDERING PERSOONSGEGEVENS

Zoals hierboven vermeld kunt u de VNB te verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens en om uw gegevens te laten corrigeren, aanvullen, verwijderen of afschermen. U dient zich bij een dergelijk verzoek te identificeren. Indien u wilt dat uw gegevens verwijderd worden, zal de VNB deze verwijdering doorgeven aan alle bestuursleden.

HOE BESCHERMEN WIJ UW GEGEVENS?

De publicatie van bijvoorbeeld foto’s en/of filmpjes van leden/evenementen op internet, de website, Facebook, in apps, de nieuwsbrief en het verenigingskrantje is als volgt geregeld: mocht een verenigingslid dit niet willen, dan kan hij of zij contact opnemen met het bestuur. Er wordt dan voor gezorgd dat het lid niet op bovenstaande media verschijnt. Een aantekening hieromtrent wordt op de ledenlijst gemaakt. Worden er groeps-e-mails naar de verenigingsleden verstuurd dan zijn de emailadressen niet zichtbaar voor de andere geadresseerden.

De VNB neemt passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo wordt ervoor gezorgd dat alleen noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens is afgeschermd en dat veiligheidsmaatregelen regelmatig worden gecontroleerd.

FINANCIËLE ADMINISTRATIE

De bankgegevens staan vermeld op de website en in de nieuwsbrief.
Betaalgegevens worden verwerkt met het programma Clubdesk (www.clubdesk.ch).
Alleen de penningmeester heeft toegang tot de bankrekening van de VNB.
De kascommissie heeft één keer per jaar inzage in de bankafschriften.
Bankafschriften worden tenminste 10 jaar bewaard en daarna vernietigd.

HOELANG BEWAREN WIJ UW GEGEVENS?

De VNB bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist. Bij opzegging van het lidmaatschap, royement (bijvoorbeeld wegens het niet betalen van de contributie) of na overlijden worden de gegevens van de ledenlijst gewist. Verwijderen betekent overigens niet dat de gegevens direct vernietigd worden. Het is voldoende dat de gegevens buiten het bereik van de actieve administratie worden gebracht en in een archiefdepot worden opgeslagen.

BEVEILIGING

De VNB is verplicht om organisatorische, fysieke en technische maatregelen te treffen om persoonlijke data te beveiligen op een niveau dat overeenstemt met de gevoeligheid van die data.

De vereniging heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo zijn onder andere de volgende maatregelen genomen:

• Bestuursleden die die namens de VNB van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan de geheimhouding daarvan.
• De VNB hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al haar systemen;
• De VNB maakt back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Alle maatregelen worden regelmatig getest en geëvalueerd;
• De bestuursleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

PRIVACY OP DE WEBSITE EN COOKIES

De VNB respecteert de privacy van alle gebruikers van haar site en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u haar verschaft altijd vertrouwelijk wordt behandeld. De website van de VNB kan soms links bevatten naar sites van derden (sociale media, organisatoren van evenementen, sponsoren, adverteerders, enz.) waarvan de gebruiksvoorwaarden noch tot het toepassingsgebied van dit privacybeleid, noch tot de verantwoordelijkheid van de VNB behoren. De vereniging raadt u dan ook aan om hun privacyverklaring(en) aandachtig te lezen, zodat u weet hoe zij uw privacy beschermen.

Bij een bezoek aan de website van de VNB slaan de servers automatisch informatie op, zoals URL, IP-adres, browsertype en -taal, en datum en tijd van uw bezoek.

Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat met de pagina’s van websites wordt meegestuurd en door de browser op uw computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen. De VNB gebruikt cookies om u meer service te kunnen bieden bij het bezoeken van haar websites, die daardoor makkelijker worden in gebruik. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat u ingelogd kan blijven op een website of dat uw voorkeuren, zoals locatie- en taalinstellingen, worden onthouden. De VNB kan dankzij cookies zien hoe vaak haar websites (en welke pagina’s) door bezoekers worden bekeken.

Voor het plaatsen van bepaalde cookies moet u eerst toestemming geven, voordat ze mogen worden gebruikt. Deze toestemming is niet nodig indien het technisch noodzakelijke (functionele) cookies en analytische cookies betreft.

U kunt uw toestemming voor cookies altijd weer intrekken door uw internetinstellingen te wijzigen. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de Help-functie van uw browser. Meer en gedetailleerde informatie over het beheer van cookies met specifieke webbrowsers kan worden gevonden op de websites van de betreffende browsers .

De computers en de servers van de personen die gegevens verwerken zijn uitgerust met actuele beveiligingssoftware zoals een virusscanner en een firewall.

Gegevens worden alleen verstuurd via beveiligde internetverbindingen (TLS).

FACEBOOK

Discriminerende berichten die op de VNB facebooksites geplaats worden zullen door de beheerder worden verwijderd. Als discriminerend gelden berichten betreffend ras, etniciteit, huidskleur, nationaliteit, herkomst, religie, leeftijd, geslacht, seksuele voorkeur, genderidentiteit, gezinsstatus, lichamelijke of geestelijke beperking, medische of genetische conditie, of betreffend andere gronden die zijn beschermd onder landelijke, regionale of lokale wetgeving.

Verenigingsleden beslissen zelf of ze zich op de facebooksite van de VNB aanmelden.

WIJZIGING VAN HET PRIVACYBELEID

In een veranderende wereld waarin (technologische) ontwikkelingen altijd doorgaan, kan dit Privacybeleid wijzigingen ondergaan. De vereniging past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om dit geactualiseerd te houden. Op de website zal steeds de meest recente versie van ons Privacybeleid worden gepubliceerd. Het bestuur raadt u dan ook aan het Privacybeleid regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de VNB u hierover per e-mail en/of via de website te informeren.